Odstranění duplicitních záznamů

Pokud máme v Excelu vytvořenou například tabulku zaměstnanců, mohou způsobovat problémy duplicitní záznamy v tabulce. Tím se nemyslí pouze možnost stejného záznamu v tabulce dvakrát. Nastat může i situace, že k jednomu číslu zaměstnance máte přiřazeny dvě osoby. Když následně tento záznam budete vyhledávat např. pomocí SVYHLEDAT, jako výsledek bude vždy označen první v pořadí. Předvedeme si metody, kterými můžeme tyto duplicitní záznamy jak vyhledat, tak i odstranit. Nebudeme se bavit o tabulce, kde máte 20 zaměstnanců, ale spíše o tabulce, kde máte zaměstnanců stovky. Tam už se potom nelze spoléhat na ruční kontrolu.

Odstranění duplicity

Dáme naši tabulku do výběru a na kartě Data ve skupině Datové nástroje vybereme možnost Odebrat duplicity. Následně je nutno vybrat, které položky z tabulky musí být shodné, aby byly údaje označené za duplicitní. Výběr pak stačí potvrdit. Pokud necháme zátržítka u všech položek, budou za duplicitní považovány pouze údaje, které mají totožné všechny sloupce. V našem případě se bude jednat o pana Michala Ztraceného.

Ale když se zamyslíme, nám nevadí jen záznamy, které jsou naprosto totožné, ale mnohem více by nám vadil výskyt jednoho čísla u dvou různých zaměstnanců. V našem případě je vlastníkem čísla 1001 Luboš Samek a Tomáš Lukášek. K odstranění podobných duplicit postupujeme stejně, jenom v posledním kroku ponecháme zátržítko pouze u jedné položky, v našem případě Číslo zaměstnance.

Možná vás teď napadají dvě otázky: Koho jsme to vlastně odstranili? Nebylo by  možno takovéto záznamy místo radikálního odstranění pouze označit?

Odpověď je ano.

Do výběru nyní dáme sloupec Číslo zaměstnance. Na kartě Domů vybereme Podmíněné formátování -> Pravidla zvýraznění buněk -> Duplicitní hodnoty

Zvolíme, jakým způsobem chceme duplicitní údaje zvýrazňovat a výsledek pak může vypadat takto:

Tip na závěr: Pokud jste při vytváření tabulky využili možnost Formátovat jako tabulku, která je umístěna ve skupině Styly  na kartě Domů, budete mít ošetření duplicit zajištěno i při vkládání nových údajů do této tabulky.

Napsat komentář